cena promocyjna do 27.09.2024 Szkolenie w czasie rzeczywistym
nie jest to uprzednio nagrany materiał
6 godzin wraz z przerwą
rozpoczynamy o godz. 9.00
Wydrukowany certyfikat
który wyślemy pocztą
Grupa do 25 osób
każdy będzie miał czas na zadawanie pytań
Możliwość zadawania pytań
i dyskusji z innymi uczestnikami
Dostępne na komputerze, tablecie i smartfonie
z dowolnego miejsca
Zgodnie z rządowymi założeniami od 1 stycznia 2026 roku systemy elektronicznego zarządzania dokumentacją powinny funkcjonować w każdym publicznym urzędzie.
Zostały niecałe 2 lata, aby przygotować się do tego procesu i zasadnym wydaje się stwierdzenie ekspertów, że prace należy rozpocząć niezwłocznie.
Celem szkolenia jest omówienie zarówno podstawowych pojęć dotyczących zarządzania dokumentacją, jak również wskazanie, czynności o charakterze organizacyjnym, których realizacja pomoże w zmianie podejścia do dotychczasowego papierowego obiegu dokumentów. Omówione zostaną również kluczowe funkcjonalności stawiane systemom EZD w świetle wymagań prawnych.
Szkolenie przeznaczone jest dla członków zespołów odpowiedzialnych za wybór systemu, jego wdrożenie od strony organizacyjnej, osób odpowiedzialnych za funkcjonowanie urzędu, archiwistów – koordynatorów czynności kancelaryjnych, informatyków, pracowników odpowiedzialnych za przygotowanie konfiguracji systemu pod kątem ról, uprawnień i struktury organizacyjnej.
1. Podstawowe pojęcia dotyczące dokumentowania spraw – do czego powinien służyć system EZD.
2. Systemy dokumentowania – omówienie zasad i różnic wyboru systemu dokumentowania spraw.
3. Przegląd wymaganych funkcjonalności systemu EZD.
4. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (krótkie omówienie z przykładami nieprawidłowości).
5. Dokumentacja tworząca akta spraw i nie tworząca akta spraw – a „dokumentacja niepotrzebna” – czy każde pismo wpływające musi posiadać znak.
6. Wpływ dokumentu do urzędu:
a. rejestracja wpływów – forma papierowa a elektroniczna – przykłady nieprawidłowości;
b. prowadzenie rejestru przesyłek wpływających a narzędzia informatyczne;
c. rozdział a dekretacja (cofanie do dekretacji).
7. Zakładanie i prowadzenie akt spraw, w tym typowe błędy i nieprawidłowości:
a. sprawa, znak sprawy, znak sprawy w podteczce;
b. pismo a akta sprawy – jak grupować sprawy;
c. sprawy wieloletnie;
d. współpraca komórek organizacyjnych przy załatwianiu spraw;
e. reorganizacja a system EZD (znakowanie spraw).
8. Wykonywanie akceptacji (akceptacja jedno i wielostopniowa) z uwzględnieniem wymagań dotyczących doręczeń elektronicznych.
9. Podpisywanie dokumentów elektronicznych podpisem elektronicznym – typowe nieprawidłowości przy podpisywaniu i wysyłce pism – przykłady postępowania.
10. Wysyłka pism w formie papierowej i elektronicznej (ePUAP i eDoręczenia) dla spraw dokumentowanych w EZD z uwzględnieniem przepisów KPA i Ordynacji podatkowej.
11. Składy chronologiczne i składy informatycznych nośników danych – rodzaje składów obsługiwanych w systemie EZD.
12. Elektroniczne dokumentowanie spraw:
a. typowanie spraw do wdrożenia w systemie EZD/rezygnacja z papieru (wymagania prawne, organizacyjne);
b. wymiana korespondencji w EZD w sprawach papierowych;
c. typowe nieprawidłowości:
i. wykorzystania systemu EZD;
ii. postępowania z dokumentacją elektroniczną i sposoby ich unikania.
13. Przykłady spraw wdrażanych do systemu EZD w jednostkach samorządu terytorialnego.
14. Przykłady spraw, dla których pozostawia się tradycyjny sposób dokumentowania.
15. Przykłady spraw wymagających szczególnych procedur postępowania i dostosowania organizacji pracy.
16. Odpowiedzi na pytania uczestników szkolenia.