Przygotowanie dokumentu do e-doręczenia

Ustawa o doręczeniach elektronicznych zmieniła sposób rozumienia pojęć „pisemnie” czy „na piśmie” i wpłynęła na cały proces przygotowania dokumentu, w tym jego formatowanie. Wprowadziła też hierarchię doręczeń, ograniczając wysyłkę listów poleconych.

Przed wejściem w życie przepisów ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1045; dalej: ude) urzędy załatwiały sprawy w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego doręczanego środkami komunikacji elektronicznej. Takie rozróżnienie powodowało, iż dokument elektroniczny nie był traktowany jako dokument pisemny. Jeżeli przepis prawa posługiwał się pojęciem „na piśmie” bądź „pisemnie”, należało to rozumieć jako wymóg przygotowania i doręczenia dokumentu papierowego z podpisem własnoręcznym.

Pisemnie, czyli papierowo lub elektronicznie

Od 5 października 2021 r., zgodnie z art. 14 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 572; dalej: kpa) i art. 126 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2025 r., poz. 111; dalej: ordynacja podatkowa) sprawy należy prowadzić i załatwiać na piśmie utrwalonym w postaci papierowej lub elektronicznej. Zmieniono tym samym rozumienie pojęcia „pisemność”, zrównując dokument w formie elektronicznej z dokumentem w postaci papierowej.

W świetle przepisów ude ilekroć w postępowaniu administracyjnym oraz podatkowym pojawi się wymóg prowadzenia i załatwienia sprawy „na piśmie”, oznaczać to będzie zarówno pismo papierowe, jak i pismo elektroniczne.

Pisma służące załatwianiu spraw muszą zostać podpisane. W przypadku pism utrwalonych na papierze – własnoręcznie, a w przypadku pism w postaci elektronicznej – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym bądź kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną organu administracji publicznej lub organu podatkowego. W przypadku kwalifikowanej pieczęci elektronicznej w treści pisma wskazuje się dodatkowo osobę opatrującą pismo pieczęcią. Wynika to z faktu, że o ile podpis kwalifikowany, osobisty i zaufany pozwalają na identyfikację osoby fizycznej opatrującej dokument elektroniczny takim podpisem, o tyle kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest podpisem osoby prawnej. Tym samym nie zawiera w certyfikacie danych osoby fizycznej, np. upoważnionego przez organ pracownika urzędu.

„Pisemność” w innych przepisach

Wskazane wyżej regulacje w zakresie pisemności dotyczą postępowania administracyjnego i podatkowego. Warto zwrócić uwagę, że w innych regulacjach prawnych – ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1061; dalej: kodeks cywilny) oraz ustawie z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 1320; dalej: prawo zamówień publicznych) – nie ma niestety jednolitości w rozumieniu pojęć, co może stwarzać pewne problemy interpretacyjne w zakresie znaczenia określeń „pisemność”, „na piśmie”.

Ordynacja podatkowa i kpa
Czynność na piśmie w postaci:

• papierowej – podpis własnoręczny,
• elektronicznej – podpis kwalifikowany, podpis zaufany, podpis osobisty, kwalifikowana pieczęć elektroniczna.

Kodeks cywilny
Czynność w formie:

• pisemnej – podpis własnoręczny,
• elektronicznej – podpis kwalifikowany,
• dokumentowej – brak wymogu złożenia podpisu własnoręcznego czy elektronicznego.

Prawo zamówień publicznych
Oferta, wniosek:

• w formie elektronicznej (dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne) – podpis kwalifikowany,
• w postaci elektronicznej (dla zamówień o wartości poniżej progów unijnych) – podpis zaufany, osobisty (kwalifikowany również dopuszczony).

Rozróżnienie, czy dokument „na piśmie” ma być rozumiany jako papierowy lub elektroniczny czy też wyłącznie papierowy, ma znaczenie praktyczne. Jeżeli bowiem w urzędzie opracowywane są różnego rodzaju procedury, np. zgłaszania wniosku w konkursach bądź składania ofert, należy zwrócić uwagę na postać lub formę, w jakiej te dokumenty powinny zostać złożone, a przede wszystkim – na znaczenie pojęć „pisemność” i „na piśmie” w tych procedurach. Często okazuje się bowiem, iż posługujemy się nimi bez doprecyzowania ich definicji. Może to skutkować zarzutami dopuszczenia lub niedopuszczenia do udziału np. w konkursie tylko z tej przyczyny, że wniosek złożono w sposób, którego nie przewidzieliśmy, lub inaczej interpretujemy pojęcia niezdefiniowane np. w ogłoszeniu, procedurze, regulaminie.

Elektroniczne prowadzenie spraw

Odpowiednie zastosowanie pojęcia pisemności odnosi się również do sposobu przygotowania dokumentu w urzędzie czy innej instytucji publicznej przeznaczonego do doręczenia. W wielu przypadkach ude wymusza przygotowywanie dokumentu w postaci elektronicznej. Dotyczy to sytuacji, w których mamy obowiązek doręczenia (wysłania) dokumentu elektronicznie – w systemie e-Doręczeń za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: PURDE), publicznej usługi hybrydowej (dalej: PUH); z wykorzystaniem platformy ePUAP w trybie doręczenia lub przedłożenia; w ramach systemu teleinformatycznego organu służącego do doręczeń pism. Natomiast przy stosowaniu przepisów dotyczących doręczeń pism w odpowiedniej postaci, należy dodatkowo uwzględnić kwestie zarządzania dokumentacją w systemach klasy EZD.

Z zasady pisemności w postępowaniach administracyjnym i podatkowym wynika nie tylko sposób załatwienia sprawy, czyli np. wydania lub doręczenia dokumentu, ale również prowadzenia postępowania. Tym samym obejmuje to także realizację czynności organu w toku postępowania. Przykładem może być sporządzanie protokołów, adnotacji, prowadzenie akt sprawy, czyli dokumentowanie przebiegu jej załatwiania i rozstrzygania. Rozszerzenie zakresu zasady pisemności z „załatwiania spraw” również na „prowadzenie spraw” uwzględnia fakt, iż administracja publiczna może dokumentować sprawy w systemie EZD.

Podpis organu

Zasada pisemności wyrażona w art. 14 kpa oraz art. 126 ordynacji podatkowej precyzuje również sposób podpisywania pism przez organ. Pisma mogą zostać opatrzone podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym, a nawet kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną.

Postać (elektroniczna lub papierowa) wytworzonego dokumentu, tj. pisma organu, zależy przede wszystkim od wymagań prawnych dotyczących doręczenia tego dokumentu. Jeżeli doręczany jest dokument w postaci elektronicznej na adres do doręczeń elektronicznych (dalej: ADE), na konto na platformie ePUAP lub na konto w systemie teleinformatycznym organu, to musi on zostać opatrzony podpisem elektronicznym, chyba że przepis prawa tego podpisu nie wymaga.

Jeżeli adresat nie ma ADE i nie istnieje możliwość doręczenia elektronicznego w inny sposób, a organ jest zobowiązany do stosowania PUH, dokument trzeba nie tylko przygotować w postaci elektronicznej, opatrzyć podpisem elektronicznym / pieczęcią elektroniczną, ale również odpowiednio sformatować i przekonwertować do pliku w formacie PDF.

Doręczenie dokumentu bez podpisu

Podjęcie decyzji o elektronicznym dokumentowaniu przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w systemie EZD wiąże się również ze znacznym ograniczeniem liczby dokumentów tworzonych w postaci papierowej. W tym przypadku przepisy kancelaryjne wymagają – bez względu na to, czy doręczamy dokument elektroniczny czy papierowy – podpisania dokumentu najpierw w systemie EZD. Celem jest bowiem zachowanie kompletnej elektronicznej dokumentacji akt sprawy, która będzie odzwierciedlać również czynności w tej sprawie wykonywane (np. czynność podpisania dokumentu).

Podpisany elektronicznie dokument jest następnie drukowany, aby można było go doręczyć w postaci papierowej. Wydruk nie zawsze musi być podpisany odręcznie. Zarówno kpa, jak i ordynacja podatkowa przewidują bowiem możliwość doręczenia dokumentu papierowego bez podpisu odręcznego, oczywiście pod warunkiem, że dokument ten został wytworzony w systemie teleinformatycznym organu i w tym systemie podpisany podpisem elektronicznym (art. 393 kpa, art. 144b ordynacji podatkowej).

W obu ustawach przewidziano, iż do tak wydrukowanego dokumentu, przeznaczonego do doręczenia papierowego, należy dołączyć:

1. informację, że pismo zostało utrwalone w postaci elektronicznej i podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym, ze wskazaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby, która je podpisała;
2. identyfikator tego pisma, nadawany przez system teleinformatyczny.

Bez tego dokumentu np. decyzja może zostać uznana za wadliwą.

Przepisy ordynacji podatkowej w zakresie dotyczącym decyzji w sprawie ustalenia zobowiązania podatkowego w podatku od nieruchomości, podatku rolnym lub podatku leśnym, w tym w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, przewidują w art. 210 rozwiązanie, zgodnie z którym decyzja nie musi być podpisana podpisem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu. Jej wydruk, zamiast podpisu własnoręcznego osoby upoważnionej do jej wydania, może zawierać podpis mechanicznie odtwarzany tej osoby lub nadruk imienia i nazwiska wraz ze stanowiskiem służbowym osoby upoważnionej do jej wydania. Oznacza to, że właściciel nieruchomości może otrzymać wydrukowaną decyzję bez podpisu odręcznego i bez informacji o podpisie elektronicznym.

Opisany tryb postępowania jest czasem mylnie porównywany z PUH. W ramach PUH dokument jest przygotowywany elektronicznie i elektronicznie podpisywany przez upoważnioną osobę. Różnica polega na tym, że dokument nie jest drukowany w miejscu wytworzenia (w urzędzie czy innej instytucji publicznej), ale u operatora wyznaczonego, który naszą przesyłkę doręcza. I niestety nie jest do niej dołączany dodatkowy dokument identyfikujący podpisującego czy też informujący o rodzaju wykorzystanego podpisu elektronicznego.

Hierarchia doręczeń

Do czasu wejścia w życie przepisów ude obowiązywała zasada, iż organ doręcza pisma papierowo. Organ był zobowiązany do doręczenia elektronicznego tylko w trzech przypadkach:

• otrzymał wniosek na adres elektronicznej skrzynki podawczej;
• wnioskodawca we wniosku (złożonym elektronicznie lub papierowo) wskazał (zażądał), iż dokumenty chce otrzymywać na adres w ePUAP-ie;
• wnioskodawca wyraził zgodę (z inicjatywy organu) na komunikację elektroniczną w danej sprawie lub katalogu spraw.

Obowiązywała więc hierarchia – doręczamy papierowo, chyba że zachodzą przesłanki zobowiązujące organ do doręczenia elektronicznego. Obecnie w ramach postępowań administracyjnego i podatkowego hierarchia ta została odwrócona i wygląda następująco:

1. Doręczenie na ADE (lub na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu).
2. Doręczenie hybrydowe przez swoich pracowników albo przez inne upoważnione osoby lub organy.
3. Doręczenie tradycyjne, czyli przesyłka rejestrowana przez swoich pracowników albo przez inne upoważnione osoby lub organy.

Doręczamy więc elektronicznie, chyba że zachodzą przesłanki umożliwiające doręczenie w inny sposób.

Doręczenie na ADE – PURDE

W pierwszej kolejności organ jest zobowiązany do doręczenia ADE, chyba że doręcza na konto we własnym systemie teleinformatycznym służącym do doręczeń elektronicznych (np. własna platforma usługowa do realizacji usług elektronicznych, w ramach której użytkownicy zakładają własne konta). Organ może również doręczyć przesyłkę we własnej siedzibie.

Obowiązek doręczenia na ADE (jeżeli organ nie doręcza we własnym systemie lub bezpośrednio w swojej siedzibie) dotyczy sytuacji, w której adresat ma ADE. Oznacza to, że jeśli podmioty publiczne lub niepubliczne wpiszą się do Bazy Adresów Elektronicznych (dalej: BAE), to jest to równoznaczne z żądaniem doręczenia elektronicznego we wszelkich sprawach prowadzonych przez wszystkie organy administracji publicznej i podatkowej w Polsce. Z tego powodu pracownik organu (zazwyczaj osoba przygotowująca dokument, który ma zostać doręczony) musi sprawdzić w BAE, czy adresat ma ADE.

W przypadku podmiotów, które nie korzystają z PUH, ta weryfikacja powinna zostać przeprowadzona dwukrotnie. Pierwszy raz przed podpisaniem pisma. Decyduje to bowiem o postaci, w jakiej przygotowany ma zostać dokument, i o rodzaju podpisu, którym należy go opatrzyć. Jeżeli adresat ma adres w BAE, pismo należy przygotować w postaci elektronicznej i opatrzyć je podpisem elektronicznym. Jeżeli adresat nie ma adresu w BAE, pismo trzeba przygotować w postaci papierowej i podpisać je odręcznie.

Druga weryfikacja adresu powinna nastąpić przed samą wysyłką. Może się bowiem okazać, iż adresat w międzyczasie, tzn. między przygotowaniem i podpisaniem pisma a jego wysłaniem, ujawnił swój adres w BAE. Obecnie ujawnienie ADE następuje niezwłocznie po pozytywnej weryfikacji wniosku o wpis do BAE. Nie przewidziano i nie uregulowano w przepisach sytuacji, w której weryfikacja nastąpiłaby znacznie wcześniej niż wysyłka. Przykładowo: pracownik organu w godzinach porannych (przed przygotowaniem projektu pisma) weryfikuje, czy adresat ma ADE, i nie znajdując go, w godzinach popołudniowych wysyła pismo np. w postaci tradycyjnej, tj. papierowej, podczas gdy w chwili wysyłki ADE adresata pisma jest już ujawnione w BAE. W tym przypadku doręczenie powinno nastąpić na ten adres, dlatego tak istotne jest, by drugą weryfikację przeprowadzać tuż przed wysłaniem pisma do doręczenia.

W przypadku podmiotów, które korzystają z PUH, dokument – niezależnie od tego, czy będzie doręczany elektronicznie czy hybrydowo – musi zostać przygotowany w postaci elektronicznej i opatrzony podpisem elektronicznym. Dopiero na etapie wysyłki zostanie zweryfikowane, czy adresat ma ADE. Następnie przesyłka zostanie wysłana elektronicznie albo za pomocą PURDE, albo PUH.

Podwójnej weryfikacji unikną również podmioty, które nie wykorzystują jeszcze PUH, ale używają systemu klasy EZD zintegrowanego z systemem e-Doręczeń. Jeżeli w ramach danej kategorii spraw dokumentacja jest prowadzona elektronicznie, projekty dokumentów są przygotowywane i następnie podpisywane elektronicznie w systemie EZD. W tym przypadku na etapie przygotowania dokumentu nie ma znaczenia, czy doręczenie nastąpi elektronicznie czy papierowo. Dopiero po podpisaniu pisma następuje weryfikacja, czy adresat ma ADE. Jeżeli tak – wysyłka następuje na ten adres z systemu EZD. Jeżeli nie – pismo należy wydrukować, podpisać odręcznie (z zastrzeżeniem wspomnianej już możliwości doręczenia bez podpisu) i wysłać listem tradycyjnym.

Przepisy ude przewidują również sytuację, w której organ jest zobowiązany do doręczenia na ADE, nawet jeżeli adresu tego nie znajdziemy w BAE. Zgodnie z art. 4 ude zasadą jest, iż podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem PURDE na ADE wpisany do BAE. Jednak jeśli ADE podmiotu niepublicznego nie widnieje w BAE, doręczenie korespondencji następuje na ADE, z którego podmiot niepubliczny nadał korespondencję. Z sytuacją taką możemy mieć do czynienia w przypadku adresów powiązanych z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej: KURDE), czyli usługami komercyjnymi. Obecnie na rynku funkcjonuje pięć podmiotów, które umożliwiają komercyjne korzystanie z rejestrowanego doręczenia elektronicznego między podmiotami niepublicznymi. Niektóre z nich zapewniają również możliwość doręczenia pisma z podmiotu niepublicznego do podmiotu publicznego. Również w tej sytuacji organ administracji publicznej / organ podatkowy będzie zobowiązany do doręczenia na adres „komercyjny”, mimo że możemy nie znaleźć go w BAE. Adres ten będzie jednak organowi znany na podstawie danych zawartych w dowodach technicznych przesyłki, którą nadawca przekazał właśnie za pomocą adresu „komercyjnego”.

Przygotowanie pisma do doręczenia
Proces przygotowania doręczenia pisma na ADE za pomocą PURDE przebiega inaczej w zależności od tego, czy używamy systemu EZD zintegrowanego z systemem e-Doręczeń czy aplikacji webowej e-Doręczeń.

Etapy realizacji PURDE w systemie EZD:

1. Przygotowanie pisma w EZD.
2. Podpisanie pisma w EZD.
3. Wyszukanie adresata w BAE (w EZD) – skuteczne.
4. Dodanie adresata do przesyłki w EZD lub dodanie adresata na podstawie adresu powiązanego z KURDE.
5. Wysłanie pisma w EZD.
6. Wystawienie przez system e-Doręczeń dowodów i potwierdzeń.
7. Pobranie dowodów (wysłania, otrzymania) i potwierdzeń do sprawy w EZD.

Etapy realizacji PURDE w systemie e-Doręczeń:

1. Przygotowanie pisma w edytorze tekstów.
2. Podpisanie pisma np. na dysku lokalnym, pendrivie, zasobie sieciowym.
3. Logowanie do skrzynki e-Doręczeń podmiotu.
4. Przygotowanie wiadomości elektronicznej (pismo przewodnie / pismo ogólne).
5. Wyszukanie adresata w BAE – skuteczne.
6. Dodanie adresata do przesyłki lub dodanie adresata na podstawie adresu powiązanego z KURDE.
7. Załączenie podpisanego pliku do przesyłki.
8. Wysłanie pisma.
9. Wystawienie przez system e-Doręczeń dowodów i potwierdzeń.
10. Pobranie dowodów (wysłania, otrzymania).
11. Wydruk potwierdzenia otrzymania do akt spraw.

Wymagania techniczne przesyłki PURDE:

• format przesyłki (plików) – określony w załączniku nr 1 do regulaminu świadczenia PURDE i PUH Poczty Polskiej (itwa.pl/rd);
• wielkość przesyłki – do 500 MB przy przesyłce do 15 adresatów; do 15 MB przy przesyłce do 15–1000 adresatów.

W ramach systemów EZD często stosuje się rozwiązanie, które sprawia, iż każda przesyłka jest traktowana niezależnie.Tym samym zawsze dopuszczalne jest wysłanie przesyłki do 500 MB, nawet w przypadku dużej liczby adresatów.

Z uwagi na wysyłkę elektroniczną nie ma znaczenia, czy wysyłany dokument jest w formacie A4 czy jakimkolwiek innym.

Dowody dla PURDE
Przy doręczeniu z wykorzystaniem PURDE generowane są tzw. dowody techniczne i dowody biznesowe. W kwestii dokumentacji spraw najważniejsze są dowody biznesowe, czyli:

• potwierdzenie wysłania,
• potwierdzenia otrzymania.

Polski standard doręczeń elektronicznych opisuje dowody wysłania i otrzymania.

Dowody wysłania:

• dowód techniczny A.1 „Akceptacja nadania przesyłki”;
• potwierdzenie wysłania.

Dowody otrzymania:

• dowód techniczny E.1 „Dostarczenie przesyłki”;
• potwierdzenie otrzymania.

Z uwagi na początkowe problemy związane z czasem dostarczenia przesyłek w systemie e-Doręczeń podstawą do wskazania określonych dat istotnych dla organu w potwierdzeniu otrzymania są dowody techniczne.

Potwierdzenie wysłania to dowód niezdefiniowany przez unijne normy ETSI (Europejski Instytut Norm Telekomunikacyjnych, który opracował normy dla rejestrowanych doręczeń elektronicznych). Jest on obowiązkowy na mocy ude, jeśli adresatem lub nadawcą jest podmiot publiczny. Wystawia się go w przypadku akceptacji nadania przesyłki przez operatora wyznaczonego. Może służyć jako podstawa do ewentualnej reklamacji czasu dostarczenia przesyłki. Zawiera bowiem informację wskazującą m.in. datę wysłania przesyłki przez podmiot publiczny.

W kontekście dokumentacji sprawy istotniejszy jest dowód otrzymania. Potwierdza on bowiem doręczenie dokumentu do adresata. Ten dowód również nie został określony normami ETSI, ale na podstawie ude należy go wystawić, jeśli adresatem lub nadawcą jest podmiot publiczny.

Potwierdzenie otrzymania jest wystawiane w trzech sytuacjach:

1. Po odebraniu korespondencji przekazanej na ADE podmiotu niepublicznego – czyli po kliknięciu w wiadomość przez adresata pisma. Odmiennie niż na platformie ePUAP nie ma tu mechanizmu podpisywania UPD (urzędowego poświadczenia doręczenia).

W kontekście dowodów technicznych: doręczająca usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (dalej także: RDE) wystawia dowód przekazania przesyłki E.1 w ustawowym terminie doręczenia 14 dni. Doręczenie następuje w dniu wskazanym w dowodzie E.1.

2. Po wpłynięciu korespondencji na ADE podmiotu publicznego. Podobnie jak na platformie ePUAP (tryb przedłożenia), sam wpływ przesyłki na adres podmiotu publicznego powoduje jej doręczenie – bez potrzeby jakiegokolwiek działania w celu jej odbioru

W kontekście dowodów technicznych: obsługujący nadawcę dostawca usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, której adresatem jest podmiot publiczny, wystawia i udostępnia nadawcy potwierdzenie otrzymania, jeśli doręczająca usługa RDE wystawiła potwierdzenie D.1 lub E.1.

3. Po upływie 14 dni od dnia wpłynięcia korespondencji przesłanej przez podmiot publiczny na ADE podmiotu niepublicznego, jeżeli adresat nie odebrał go przed upływem tego terminu. Jest to tzw. fikcja doręczenia elektronicznego, znana już z doręczeń z wykorzystaniem ePUAP-u.

W kontekście dowodów technicznych: doręczająca usługa RDE wystawiła dowód gotowości przesyłki do odbioru D.1, ale w ciągu kolejnych 14 dni nie wystawiono dowodu E.1 z uwagi na brak faktycznego odbioru przesyłki. Podstawą potwierdzenia otrzymania jest dowód D.1, przy czym dzień doręczenia to data 14 dni po dacie wskazanej w dowodzie D.1.

Termin 14 dni jest liczony zgodnie z przepisami określonymi dla poszczególnych trybów doręczenia. W przypadku postępowania administracyjnego lub podatkowego termin na odbiór przesyłki liczony jest od dnia następującego po dniu wpływu przesyłki. Oznacza to, że jeżeli przesyłka została wysłana np. w dniu 3 stycznia 2025 r., to czas 14 dni na odbiór przesyłki (kliknięcie w wiadomość) jest liczony od dnia 4 stycznia 2025 r.

Jeżeli koniec terminu 14 dni przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy, termin na odbiór korespondencji zostaje przesunięty na kolejny dzień roboczy. W takim przypadku dowód otrzymania wystawiany jest w następnym dniu roboczym po dacie określonej jako koniec terminu odbioru.

Potwierdzenie otrzymania musi zawierać następujące elementy:

• informację, że potwierdzenie otrzymania jest dowodem otrzymania zgodnie z ude;
• dane identyfikujące nadawcę umieszczone w dowodzie A1;
• dane identyfikujące adresata umieszczone w dowodzie D.1 lub E.1;
• datę nadania określoną na podstawie dowodu A.1;
• datę odbioru/otrzymania określone na podstawie dowodu D.1 lub E.1;
• dane wskazujące jednoznacznie dowód D.1 lub E.1;
• datę wystawienia potwierdzenia;
• dane zapewniające integralność z przesyłką, utworzone na podstawie informacji zawartej w dowodzie D.1 lub E.1;
• oznaczenie usługi, która zrealizowała wysłanie;
• oznaczenie usługi, która zrealizowała przekazanie przesyłki adresatowi;
• wskazanie trybu i podstawy prawnej w zakresie sposobu doręczenia.

Doręczenie hybrydowe

Jeżeli adresat nie ma ADE lub organ dysponuje wiedzą, że osoba fizyczna posiadająca ADE została pozbawiona wolności, doręczenie powinno nastąpić za pomocą usługi hybrydowej (o ile dany podmiot publiczny jest zobowiązany do jej wykorzystywania).

Etapy realizacji PUH w systemie EZD:

1. Przygotowanie pisma w EZD.
2. Podpisanie pisma w EZD,
3. Wyszukanie adresata w BAE (w EZD) – nieskuteczne.
4. Dodanie danych adresowych (adres tradycyjny) adresata do przesyłki w EZD.
5. Wysłanie pisma w EZD.
6. Weryfikacja możliwości wydruku dokumentu przez operatora wyznaczonego – pozytywna.
7. Wydruk przesyłki przez operatora wyznaczonego.
8. Dodanie przez operatora wyznaczonego do wydruku dokumentu potwierdzającego integralność przesyłki.
9. Doręczenie przez listonosza.
10. Wystawienie elektronicznego potwierdzenia odbioru.
11. Pobranie dowodów (wysłania, otrzymania) do sprawy w EZD.

Etapy realizacji PUH w systemie e-Doręczeń:

1. 1. Przygotowanie pisma w edytorze tekstów.
2. 2. Podpisanie pisma np. na dysku lokalnym, pendrivie, zasobie sieciowym.
3. 3. Logowanie do skrzynki e-Doręczeń podmiotu.
4. 4. Przygotowanie wiadomości elektronicznej (pismo przewodnie / pismo ogólne).
5. 5. Wyszukanie adresata w BAE – nieskuteczne.
6. 6. Dodanie danych adresowych (adres tradycyjny) adresata do przesyłki.
7. 7. Załączenie podpisanego pliku do przesyłki.
8. 8. Wysłanie pisma.
9. 9. Weryfikacja możliwości wydruku dokumentu przez operatora wyznaczonego – pozytywna.
10. 10. Wydruk przesyłki przez operatora wyznaczonego.
11. 11. Dodanie przez operatora wyznaczonego do wydruku dokumentu potwierdzającego integralność przesyłki.
12. 12. Doręczenie przez listonosza.
13. 13. Wystawienie elektronicznego potwierdzenia odbioru.
14. 14. Pobranie elektronicznego potwierdzenia odbioru.
15. 15. Wydruk wizualizacji do akt sprawy.

Wymagania techniczne przesyłki PUH:

• format przesyłki (plików) – wyłącznie PDF,
• wielkość przesyłki do 15 MB niezależnie od liczby adresatów (maks. 1000 odbiorców),
• liczba kartek – do 98,
• format dokumentu – A4,
• minimalne marginesy: górny i dolny – 10 mm, lewy i prawy – 15 mm (pod uwagę należy wziąć ewentualnie stosowane szablony pism zawierające np. graficzne elementy promocyjne, ponieważ są one również uwzględnianie przy wydruku).

Wysłanie dokumentu (załącznika) niespełniającego wymagań technicznych spowoduje wystawienie przez operatora wyznaczonego dowodu odrzucenia ze wskazaniem przyczyn braku możliwości wydruku dokumentu.

Dowody dla PUH
Odmiennie niż dla PURDE w przypadku PUH kwestię dowodów uregulowano rozporządzeniem Ministra Aktywów Państwowych z dnia 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji publicznej usługi hybrydowej w obrocie krajowym (DzU z 2021 r., poz. 1503). W ramach PUH występują dwa dowody: dowód odrzucenia i dowód nadania. Wystawiane jest też potwierdzenie odbioru (EPO).

Dowód odrzucenia jest generowany w chwili odmowy przyjęcia korespondencji przez operatora wyznaczonego w przypadku przekazania do nadania przesyłek niespełniających wymagań technicznych. W przypadku odrzucenia dowód odrzucenia zawiera kod błędu wraz z opisem, nazwę pliku PDF, którego dany błąd dotyczy, datę i czas przeprowadzenia walidacji przez Pocztę Polską, a także ADE nadawcy.

W dowodzie nadania znajdują się informacje o dacie nadania dokumentu elektronicznego, który zawiera treść korespondencji przekształcanej w przesyłkę listową.

Potwierdzenie odbioru (EPO) zawiera natomiast następujące informacje:

• datę doręczenia przesyłki,
• imię i nazwisko odbiorcy,
• datę i miejsce pozostawienia zawiadomienia o próbie doręczenia przesyłki,
• miejsce przechowywania awizowanej przesyłki,
• powód zwrotu (niedoręczenia) przesyłki,
• datę zwrotu przesyłki.

Doręczenie tradycyjne

W przypadku podmiotów, w tym samorządów, które nie korzystają z publicznej usługi hybrydowej, jeżeli adresat nie posiada adresu do doręczeń elektronicznych, to od razu przechodzimy do doręczenia tradycyjnego, np. listem poleconym ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Doręczenie tradycyjne może zostać wykorzystane także w innych przypadkach, ale o tym więcej w następnym numerze.

---

Autor