Racjonalne wydatkowanie środków publicznych w procesie zakupowym to złożone zagadnienie – wymaga przestrzegania szeregu przepisów. Wielu zamawiających stoi przed pytaniem, jak wybrać optymalny system IT i wykwalifikowanego wykonawcę.

Zamówienia publiczne są ważnym obszarem działalności jednostek sektora finansów publicznych (dalej również: jsfp) i w znacznym stopniu dotyczą sfery zakupów informatycznych. Szczególnie skomplikowane i problematyczne są duże, tzw. unijne przetargi na zakup systemów informatycznych. Realizacją takich zakupów zajmują się m.in. działy IT, które muszą pamiętać o aspektach technologicznych oraz prawnych, np. o art. 17 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 1605 ze zm.; dalej: pzp), który mówi o udzielaniu zamówień publicznych w sposób zapewniający najlepszą jakość w ramach budżetu zamawiającego oraz uzyskaniu najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów.

Należy pamiętać, że nie tylko pzp, ale również szereg innych aktów prawnych oraz regulacji zobowiązuje zamawiających do dokonywania najkorzystniejszych zakupów. Można tu wspomnieć np. o ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 1270 ze zm.), ustawie z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jedn. DzU z 2024 r., poz. 104) czy chociażby uchwale nr 6 Rady Ministrów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie przyjęcia Polityki zakupowej państwa (MP 2022, poz. 125).

Warto jednak podkreślić, że wymienione regulacje to nic innego, jak próba przeniesienia powszechnych praktyk biznesowych na grunt zamówień realizowanych przez sektor publiczny. Choć przetargi publiczne charakteryzują się pewną specyfiką, to podstawowe zasady efektywnego kupowania są we wspomnianych obszarach bardzo podobne, a często wręcz takie same.

Efektywność zamówienia

Na wstępie należy odpowiedzieć na pytanie, czym jest efektywność zamówienia. Pomimo tego, że pzp nie odnosi się wprost do pojęcia efektywności, to w art. 17 ust. 1 jest mowa o zapewnieniu najlepszej jakości dostaw, usług czy robót budowlanych w ramach środków, które zamawiający może na ten cel przeznaczyć, a także o uzyskaniu najlepszych efektów zamówienia w stosunku do poniesionych nakładów. Zapisy ustawy należy interpretować jako podejmowanie takich działań, które pozwolą uzyskać zamawiającemu najlepszy stosunek jakości przedmiotu zamówienia do środków, jakie zostały wydane. Takimi zapisami ustawodawca pośrednio wprowadził do sektora publicznego zasadę biznesową „best value for money”. Zamawiającym powinna przyświecać zasada, że kluczowe znaczenie dla efektywności ekonomicznej ma optymalna alokacja budżetu, jakim dysponują, w stosunku do osiąganych efektów przeprowadzonego zamówienia publicznego.

Kluczowymi czynnikami, które mają realny wpływ na racjonalne i efektywne przeprowadzenie procesu zakupowego, są odpowiednio postawione warunki udziału w postępowaniu oraz prawidłowo dobrane kryteria oceny ofert – w szczególności kryteria jakościowe.

Warunki udziału w postępowaniu

Ustawodawca nie zawarł w pzp konkretnych instrukcji, jak przeprowadzić postępowanie przetargowe, a jedynie pewne wytyczne i ramy, w jakich zamawiający ma się poruszać. Jedną z takich wytycznych jest możliwość zastosowania warunków udziału w postępowaniu (art. 371 pzp).

Warunki udziału w postępowaniu, ale również kryteria oceny ofert powinny być ściśle związane z przedmiotem zamówienia. Dlatego też zamawiający musi przeprowadzić analizę potrzeb i wymagań. Mimo tego, że przy zakupach o wartości równej lub przekraczającej progi unijne jest to obowiązek (ujęty w art. 83 pzp), to niestety część z zamawiających machinalnie traktuje tę czynność i bezrefleksyjnie wypełnia druczek. Prawidłowo przeprowadzona analiza – uwzględniająca wymagania ustawy oraz aktywnie angażująca potencjalnych wykonawców – może znacząco wpłynąć na formę zamówienia (make-or-buy), jego zakres (jakie moduły oprogramowania kupimy), formę (zakup czy np. leasing sprzętu), a nawet na samą decyzję, czy dana inwestycja jest zamawiającemu w ogóle potrzebna. Jej istotnym elementem jest szacowanie ryzyka związanego z planowanym przedsięwzięciem. Trzeba również oszacować całkowite koszty posiadania, czyli tzw. TCO (total cost of ownership) – zamawiającego nie zawsze będzie stać na późniejsze utrzymanie sprzętu, który zaplanował kupić, np. ze środków unijnych. Do przeprowadzenia analizy należy zebrać odpowiedni zespół – w jego skład powinni wchodzić pracownicy merytoryczni, których dotyczyć będzie wdrażany system, przedstawiciele księgowości, jednostka IT, przedstawiciele działów zamówień publicznych, a czasami również specjaliści branżowi czy wręcz firmy doradcze.

Dopiero po tym etapie zamawiający może pokusić się o uzasadnione potrzebami ograniczenie dostępu do zamówienia podmiotów, które nie spełniają minimalnych warunków niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia. Należy w tym miejscu podkreślić, że stawiane przez zamawiającego warunki udziału muszą być adekwatne do przedmiotu zamówienia i nie mogą w sztuczny sposób ograniczać do niego dostępu. Oznacza to, że:

• są związane z przedmiotem zamówienia,
• są proporcjonalne,
• umożliwiają ocenę zdolności wykonawcy,
• określają minimalne, wymagane poziomy tych zdolności.

Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzenie burzy mózgów i zebranie wszystkich, nawet pozornie niedorzecznych propozycji warunków, a następnie przeprowadzenie testu proporcjonalności. Test ten polega na sprawdzeniu, czy dla każdego zgłoszonego warunku odpowiedź na pytanie: „Czy ten warunek jest przydatny do osiągnięcia założonego celu?” jest twierdząca. Jeśli dany warunek przeszedł pierwszy etap walidacji z pozytywnym wynikiem, stawia się drugie pytanie: „Czy ten warunek jest niezbędny do osiągnięcia założonego celu?”.

Jeżeli którakolwiek z odpowiedzi jest negatywna lub nawet niejednoznaczna, to taki warunek jest nieproporcjonalny, a jego użycie może narazić zamawiającego na zarzut celowego i nieuprawnionego ograniczania konkurencji. Zasadność użycia danego warunku warto rozważać tylko wtedy, gdy uzyska się dwie twierdzące odpowiedzi.

W art. 112 ust. 2 pzp ustawodawca określił, czego mogą dotyczyć warunki udziału w postępowaniu:

• zdolności do występowania w obrocie gospodarczym;
• uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, o ile wynika to z odrębnych przepisów;
• sytuacji ekonomicznej lub finansowej;
• zdolności technicznej lub zawodowej.

O ile dwa pierwsze z wymienionych warunków niespecjalnie można wykorzystać w zamówieniach na systemy informatyczne (chyba że mówimy o systemach związanych z obronnością), to pozostałe dwa mogą być bardzo pomocne.

Sytuacja ekonomiczna, kwalifikacje zawodowe i zdolności techniczne

Postawienie warunku dotyczącego sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwala zamawiającemu m.in. zweryfikować, czy potencjalny wykonawca zamówienia będzie w stanie finansować swoją działalność przez cały okres trwania umowy, aż do czasu uzyskania od zamawiającego zapłaty za wdrożony system lub dostarczony sprzęt. Takiej weryfikacji może służyć żądanie zaświadczenia o zdolności kredytowej lub środkach pieniężnych, którymi dany podmiot dysponuje. Weryfikacja minimalnego potencjału wykonawcy może również polegać na postawieniu warunku realizacji podobnego przedmiotu zamówienia na określoną kwotę, która jest proporcjonalna do wartości ogłaszanego postępowania. Warunek ten pozwala na sprawdzenie, czy oferent ma zdolność do realizacji wdrożeń systemów informatycznych o określonej, minimalnej wartości, czyli również o podobnym poziomie skomplikowania.

Dodatkowo zamawiający może wymagać, aby oferent miał ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej o określonej wysokości, co potwierdza jego sytuację ekonomiczną. Oczywiście można również wymagać posiadania polisy OC na cały okres trwania umowy, na wypadek konieczności pokrycia szkód, które mogą wystąpić podczas realizacji zamówienia (np. pokrycie kosztów odzyskania danych omyłkowo skasowanych przez wykonawcę lub ewentualnych kar za spowodowanie wycieku danych osobowych z baz zamawiającego).

W zamówieniach z branży IT najczęściej wykorzystywanymi i najlepiej rozumianymi warunkami są te, które dotyczą zdolności technicznej lub doświadczenia i kwalifikacji zawodowych. Zamawiający może określić warunki dotyczące niezbędnego wykształcenia (np. wykształcenie wyższe kierunkowe), kwalifikacji zawodowych (kursy, certyfikaty, szkolenia), doświadczenia (praca na stanowisku kierownika projektu przy określonej liczbie projektów, uczestnictwo w podobnych przedsięwzięciach), potencjału technicznego (dysponowanie niezbędnymi maszynami, urządzeniami lub zapleczem technicznym – chociażby serwerownią backupową) wykonawcy lub osób skierowanych przez niego do realizacji zamówienia. Mają one umożliwić realizację zamówienia na odpowiednim poziomie jakościowym.

Do jednoznacznych i łatwych w weryfikacji warunków można zaliczyć obowiązek spełniania przez wykonawcę odpowiednich norm zarządzania jakością, w tym w zakresie dostępności dla osób niepełnosprawnych, oraz systemów lub norm zarządzania środowiskowego (art. 116 ust. 1 pzp). Jeżeli jest to uzasadnione specyfiką zamówienia, to zamawiający może wymagać, żeby wykonawca legitymował się certyfikatem potwierdzającym realizację zadań zgodnie z określonymi normami lub ich odpowiednikami w postaci standardów branżowych. Wykonawca musi jednak umożliwić złożenie równoważnych środków dowodowych do wymaganych, tj. innych pokrewnych norm, zaświadczeń czy certyfikatów. Wymagania takie mogą być uzasadnione w rozmaitych sytuacjach.

Warto jednak podkreślić, że zamawiający powinien postrzegać stawiane wykonawcom warunki jako minimalne poziomy zdolności do realizacji zamówienia z zachowaniem wymaganego poziomu jakości. Podczas formułowania warunków udziału w postępowaniu należy pamiętać, że powinny one zostać określone w taki sposób, który zapewni zachowanie balansu pomiędzy potrzebą zamawiającego (zapewnienia możliwie jak najlepszej jakości wykonania zamówienia) a faktycznymi możliwościami potencjalnych wykonawców. Bez zachowania tej równowagi może się okazać, że wykonawcom postawiono nadmierne wymagania, co uniemożliwiło im złożenie oferty. Zamawiający musi używać jednoznacznych i precyzyjnych zapisów, a wymagania konstruować tak, by można je było obiektywnie, zero-jedynkowo ocenić.

Kryteria oceny ofert

O ile postawienie warunków udziału w postępowaniu jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem zamawiającego (chociaż trudno wyobrazić sobie postępowanie przetargowe na zakup np. systemu klasy ERP dla jsfp bez skorzystania z tego prawa), to określenie kryteriów oceny ofert jest obowiązkiem, który każdy zamawiający musi spełnić. Zgodnie z art. 239 ust. 1 pzp zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę na podstawie kryteriów oceny ofert określonych w dokumentach zamówienia. W art. 242 ust. 1 pzp ustawodawca uszczegółowił, że najkorzystniejsza oferta to taka, którą wybrano na podstawie kryteriów jakościowych oraz ceny lub kosztu (ewentualnie samej ceny lub kosztu).

Choć obowiązek stosowania innych niż tylko cena lub koszt kryteriów oceny ofert nie jest nowym wymaganiem – dotyczył tzw. starej ustawy pzp (tekst jedn. DzU z 2019 r., poz. 1843 ze zm.) – to nadal sprawia zamawiającym niemały problem.

W art. 17 pzp przed zamawiającym stawiany jest wymóg prowadzenia postępowania w sposób zgodny z prawem, efektywny, odpowiedzialny społecznie oraz z zachowaniem bezstronności i obiektywizmu. Pomocą na drodze do osiągnięcia tego celu jest przeniesiony na polski grunt i zaimplementowany w ustawie pzp motyw 90. dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/24/UE z dnia 26 lutego 2014 r. w sprawie zamówień publicznych, uchylającej dyrektywę 2004/18/WE (DzUrz UE L 94 z 28.03.2014). Jednym z najważniejszych czynników, które mają wpływ na spełnienie tych wymagań, jest dobór odpowiednich kryteriów oceny ofert.

Bardzo wygodnym kryterium – choć często nieprawidłowo użytym – jest bazowanie na samej cenie. Założenie, że najtańsza oferta będzie najlepsza, w wielu przypadkach kończy się wyborem oferty de facto droższej lub mniej korzystnej. Kryteria oceny ofert powinny być rozwinięciem warunków udziału w postępowaniu – dzięki nim zamawiający może premiować wykonawców oferujących lepszy towar lub usługę i zapewniać wyższy od minimalnie zakładanego poziom jakości realizacji zamówienia.

Choć warunki i kryteria są różnymi instytucjami, to są ze sobą połączone i wzajemnie się uzupełniają. Każdy postawiony warunek powinien łączyć się z kryterium, które odzwierciedla poziom wymagań zamawiającego. Zgodnie z art. 246 ust. 1 pzp zamawiający powinien stosować do oceny ofert zestaw kryteriów składających się z ceny o wadze do 60% i innych kryteriów jakościowych.

Jakościowe kryteria oceny ofert

Definiując kryteria, kupujący musi zdawać sobie sprawę z tego, że rzeczywista wartość, jaką zapewniają, zależy od jego poziomu wiedzy na temat przedmiotu zamówienia oraz umiejętności trafnego zdefiniowania potrzeb. Im lepiej przedmiot zamówienia zostanie opisany w dokumentacji przetargowej, tym mniej kryteriów jakościowych można określić, przypisując im mniejszą wagę.

Kryteria dotyczące przedmiotu zamówienia to kryteria jakościowe. Dzięki nim zamawiający może opisać swoje wyższe niż minimalne oczekiwania odnośnie do przedmiotu zamówienia. Za przykład niech posłuży założenie, że zamawiający potrzebuje zakupić 100 szt. komputerów biurowych. Dział IT wie, że do obecnie zaplanowanych prac wystarczy konfiguracja, np. pamięć na poziomie 8 GB RAM i procesor osiągający wynik Average CPU Mark w teście PassMark CPU na poziomie min. 13500 punktów. Wpisanie w opis przedmiotu zamówienia (dalej również: OPZ) wyższych parametrów byłoby nieuzasadnione. Jednakże doświadczenie osób przygotowujących postępowanie podpowiada im, że zakupione komputery nie będą służyć w jednostce tylko przez okres gwarancji, czyli około 3 lat, ale znacznie dłużej – i dobrze by było promować wykonawców, którzy zaproponują komputery wyposażone w więcej pamięci RAM i wydajniejsze procesory.

Ten prosty przykład ukazuje mechanizmy działania kryteriów jakościowych – w warunkach udziału w postępowaniu i OPZ należy wpisać minimum, które zaspokoi potrzeby, a kryteriami promować oferty, które przewyższają warunki brzegowe i pozwalają na racjonalniejsze wydatkowanie środków. Zamawiający może skorzystać z kryteriów odnoszących się m.in. do:

• jakości, w tym do parametrów technicznych, właściwości estetycznych i funkcjonalnych, takich jak dostępność dla osób niepełnosprawnych lub uwzględnianie potrzeb użytkowników;
• aspektów społecznych;
• aspektów środowiskowych;
• aspektów innowacyjnych;
• organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia;
• serwisu posprzedażnego, pomocy technicznej, warunków dostawy (takich jak jej termin, sposób lub czas) oraz okresu realizacji.

W przypadku jednostek informatycznych najprostszym do zastosowania (najłatwiej mierzalnym) kryterium jest jakość wyrażona w parametrach technicznych. Biorąc pod uwagę specyfikę ocenianego parametru czy funkcji, należy zwrócić uwagę na to, czy w danym parametrze chodzi o maksymalizację (np. pojemność dysków), czy o minimalizację (np. czasu opóźnienia [ang. latency] macierzy dyskowej) zadanej wartości. Przy ocenie parametru na zasadach „spełnia / nie spełnia” powinno się przyjąć ocenę zero-jedynkową, gdzie maksymalną, przypisaną do kryterium wartość punktów otrzymuje tylko ta oferta, która ma dodatkowo punktowaną funkcjonalność. Trzeba też określić zakresy, które będą wartościami granicznymi ocenianego parametru, tzn. za dolny próg przyjąć wartość wymaganą w OPZ, a za górną – wielkość optymalną (lub odwrotnie, jeżeli wartość oczekiwana jest malejąca), czyli taką, która najbardziej satysfakcjonuje zamawiającego. Jest to o tyle ważne, że nie zawsze dalsze zwiększanie (np. wydajności procesora) jest uzasadnione, tym bardziej, że parametr ten znacząco wpływa na koszt całego serwera. Zamawiający powinien określić znaczenie danego parametru, np. za zwiększenie wielkości zainstalowanej pamięci RAM określonej w OPZ na min. 128 GB zamawiający przyzna do 10 p., ale jej zwiększenie oceni nie liniowo, a w krokach (128 GB – 0 p., 256 GB – 1 p., 512 GB – 5 p., 1024 GB – 10 p.). Kolejnym ważnym krokiem jest określenie metody punktacji dla parametrów liniowych, np. na jeden z dwóch sposobów odzwierciedlających funkcję użyteczności dla zamawiającego.

Przy okazji kryteriów jakościowych warto wspomnieć o często pomijanym obowiązku udzielania zamówień, których efekty będą uwzględniały potrzeby osób z niepełnosprawnościami np. system informatyczny czy aplikacja mobilna przystosowane do potrzeb tych osób. Spełnieniu tego warunku oraz zabezpieczeniu interesu zamawiającego na przyszłość może służyć chociażby kryterium oceny, które promuje wykonawców gwarantujących aktualizację systemu do wymogów wytycznych WCAG 2.2, które już niebawem zaczną obowiązywać.

Koncepcja realizacji usługi

Dobierając kryteria jakościowe przy zamówieniach na usługi IT, a szczególnie zlecając wykonanie oprogramowania, zamawiający staje przed dylematem, jak ocenić usługi przyszłe. Jednostki muszą tak dobrać kryteria oceny ofert, aby dało im to gwarancję wykonania usługi z jakością co najmniej zgodną ze stawianymi w tych kryteriach wymaganiami. Aby ułatwić sobie proces przeprowadzania oceny ofert i sprawiedliwego wyboru najlepszego wykonawcy, zamawiający mogą wymagać złożenia wraz z ofertą koncepcji realizacji usługi. Koncepcja taka powinna zawierać co najmniej takie elementy, które pozwolą na zweryfikowanie:

• poziomu zrozumienia przez wykonawcę istoty zamówienia i jego roli;
• sposobu, w jaki wykonawca zamierza osiągnąć cel przedsięwzięcia;
• metody i środków do osiągnięcia przez wykonawcę tego celu;
• czy i jak wykonawca będzie zarządzał ryzykiem podczas realizacji zamówienia;
• metody planowania prac oraz jakości wstępnego harmonogramu realizacji zadań;
• sposobu zarządzania całym przedsięwzięciem, np. poprzez dobór odpowiedniej metodyki zarzadzania projektami;
• poprawności doboru zespołu zgłoszonego do realizacji zamówienia.

Obiektywna i niepodważalna ocena tych kryteriów jest skomplikowana i czasochłonna. Bardzo często zamawiający powołują do tego celu specjalne, doraźne zespoły eksperckie, które nierzadko dodatkowo wspierane są zewnętrznymi specjalistami czy biegłymi. W przypadku zamówień związanych z wdrożeniem dziedzinowych systemów informatycznych kluczowym elementem są osoby skierowane przez wykonawcę do realizacji zamówienia. To od ich wiedzy, doświadczenia, ale również umiejętności miękkich w znacznym stopniu zależy sukces całego przedsięwzięcia. Ponieważ ustawa pzp jest dokumentem, w którym występują liczne powiązania i odwołania, to wyżej wymienione aspekty mogą być kryteriami oceny ofert, warunkami udziału w postępowaniu, a nawet kryteriami selekcji.

Z myślą o środowisku i doświadczeniu wykonawcy

Chętnie stosowanym przez zamawiających kryterium oceny ofert są aspekty środowiskowe. W usłudze polegającej na wdrożeniu systemu informatycznego może to być utrudnione, choć nie jest niemożliwe – na podstawie ustawy z dnia 11 stycznia 2018 r. o elektromobilności i paliwach alternatywnych (tekst jedn. DzU z 2023 r., poz. 875 ze zm.) można pokusić się o promowanie wykonawców, których konsultanci będą przyjeżdżać do zamawiającego samochodami elektrycznymi. W przypadku dostaw sprzętu IT jest to dość proste. Najłatwiejszymi do zastosowania kryteriami będą te bazujące na punktowaniu:

• wdrożenia przez wykonawcę normy środowiskowej ISO 14001;
• produktów zgodnych z normą RoHS (ang. Restriction of Hazardous Substances);
• rozwiązań cechujących się niższym zużyciem energii elektrycznej – wyższa klasa energetyczna zgodnie z EPREL (European Product Registry for Energy Labelling);
• urządzeń o niższych wartościach BTU/h (produkcja przez sprzęt IT energii cieplnej ma znaczny wpływ na zużycie energii elektrycznej oraz obciążenie systemu klimatyzacji w serwerowni);
• sprzętu o wyższych niż wymagane minimum certyfikatach sprawności (80PLUS).

Można również rozważyć punktowanie mniej oczywistych kryteriów, jak oferowanie komputerów emitujących mniejszy hałas.

Jak zostało już wspomniane, w branży IT niezmiernie ważne jest know-how wykonawcy. Brak tej wiedzy i doświadczenia może być powodem niepowodzenia nawet najlepiej przygotowanego projektu informatycznego. Dlatego tak ważne jest korzystanie z kryteriów odwołujących się do organizacji, kwalifikacji zawodowych i doświadczenia osób wyznaczonych do realizacji zamówienia – bez wątpienia będą one miały znaczący wpływ na jakość realizacji zamówienia. Zamawiający mogą przy okazji formułowania kryteriów związanych z wiedzą i doświadczeniem wykonawcy przyznawać dodatkowe punkty.

Cena, koszt i kontrola

Zamawiający nie powinni ulegać wrażeniu, że ustawodawca wprowadził absolutny zakaz korzystania z kryteriów bazujących tylko na cenie lub koszcie. Zgodnie z art. 246 ust. 2 pzp mają możliwość wyboru oferty, która przedstawia najkorzystniejszą cenę lub koszt, ale tylko pod warunkiem, że OPZ został tak sporządzony, że w sposób wyczerpujący opisano w nim wymagania dotyczące głównych elementów przedmiotu zamówienia. Opis taki może powstać w stosunku do towarów i usług o ustandaryzowanej jakości bądź poprzez użycie norm czy dokładnie określonych minimalnych parametrów urządzeń. Istnieje oczywiście obawa, że bardzo rygorystyczne i wygórowane wymagania zamawiającego, wyrażone w warunkach udziału czy OPZ, zaburzą konkurencję i uniemożliwią dostęp do zamówienia oferentom, którzy nie będą spełniać chociażby jednego, bagatelnego parametru. Takie ograniczanie konkurencji może prowadzić do nieracjonalnego wydatkowania środków publicznych.

Pojęcie ceny jest dla wszystkich zamawiających zrozumiałe i nie wymaga tłumaczenia, ale z kosztem często jestodwrotnie. Zdefiniowanie kosztu będzie zgoła inne dla różnych przedmiotów zamówienia i będzie się składało z jednych składników przy zakupie serwera, a z zupełnie innych dla usługi wdrożenia systemu EZD. Co więcej, nawet ten sam zakup, ale realizowany przez różnych zmawiających, może generować inne koszty. Dlatego do zagadnienia kosztu należy podejść indywidualnie.

Każdy kupujący powinien mieć świadomość, że ponoszone wydatki nie kończą się z chwilą zapłaty faktury – często dotyczą całego okresu użytkowania nabytego dobra. Wynika to z tak oczywistych rzeczy jak pobór energii przez komputer, konieczność przeprowadzania obowiązkowych przeglądów czy okresowe wymiany zużywających się podzespołów, ale również pozornie niezwiązanych z przedmiotem zamówienia – jak konieczność zwiększenia przydziału mocy przyłączeniowej i związane z tym opłaty.

Najlepszą ścieżką dla zamawiającego, który chce poznać rzeczywiste koszty nabycia towaru lub usługi, jest przeprowadzenie analizy TCO. Bez przeprowadzenia takiej analizy zamawiający może wpaść w pułapkę zakupu, który wstępnie wygląda na prawie darmowy, ale wiąże się z obowiązkiem dokupienia bardzo kosztownych materiałów eksploatacyjnych lub serwisu. Przykładowe zagadnienia, które powinna obejmować analiza TCO wdrożenia systemu informatycznego wraz ze sprzętem, to:

• koszty zakupu (cena zakupu);
• koszty użytkowania (np. energia elektryczna, szkolenia, wewnętrzna obsługa informatyczna, utrzymanie infrastruktury IT);
• koszt utrzymania – koszty ponoszone w celu utrzymania przedmiotu zamówienia w należytym stanie technicznym i estetycznym (np. przeglądy i konserwacje sprzętu, wymiany zużywających się elementów, taśmy do streamerów, aktualizacje, umowy utrzymaniowe);
• koszty utylizacji (np. baterie, zużyty sprzęt).

Ocena, czy dana oferta jest najkorzystniejsza ekonomicznie, a zakup będzie racjonalny, pozwala ująć w OPZ kluczowe dla zamawiającego parametry jakościowe oraz żądanie wpisania w formularz ofertowy istotnych składników kosztotwórczych.

Należy zwrócić jeszcze uwagę na konieczność zapewnienia zamawiającemu możliwości weryfikacji spełniania norm jakościowych i kryteriów oceny ofert przez cały okres trwania umowy, czyli wprowadzić do projektu umowy mechanizmy akceptacyjne i kontrolne. Dzięki temu wykonawca będzie musiał m.in. uzyskać zgodę zamawiającego na wymianę członka zespołu wdrożeniowego lub zmianę harmonogramu. Uprawnienia kontrolne dadzą zamawiającemu podstawę np. do sprawdzenia rzeczywistego zaangażowania poszczególnych osób w prace projektowe.

Co więcej, zamawiający musi wprowadzić do umowy zapisy umożliwiające nakładanie kar na wykonawcę w przypadku wprowadzenia nieautoryzowanych zmian lub realizacji zamówienia niezgodnie z zadeklarowanymi w ofercie standardami jakościowymi. Kary te powinny być dotkliwe – może to być nawet zerwanie umowy.

Zamawiający jest gospodarzem postępowania

Omówione powyżej zagadnienia i przykłady są jedynie przysłowiowym czubkiem góry lodowej i nie wyczerpują tematów związanych z doborem warunków udziału w postępowaniu oraz kryteriami oceny ofert w zamówieniach informatycznych. To swoisty skrót i uproszczenie zasad, którymi zamawiający powinni się kierować – szczególnie przy przetargach na systemy informatyczne.

Reasumując, zamawiający powinni chętniej i z większą odwagą sięgać do mechanizmów umożliwiających im osiągnięcie jak najlepszych efektów w ramach prowadzonych postępowań przetargowych. Warto również pamiętać o tym, że ustanowione warunki i kryteria nie mogą sztucznie ograniczać dostępu do zamówienia lub oceniania ofert w dowolny sposób i wyboru przez zamawiającego oferty, która najbardziej mu się podoba.

Należy zawsze mieć na uwadze, że wykonawcom przysługują środki ochrony prawnej, a w tym również instytucja odwołania na stawiane przez zamawiającego warunki udziału w postępowaniu czy kryteria oceny ofert. Niemniej jednak to zamawiający są gospodarzami prowadzonego postępowania – najlepiej wiedzą, czego potrzebują, i mogą (w granicach prawa) dyktować jego warunki.

---

Autor

Piotr Kupczak

Autor pracuje na Politechnice Częstochowskiej, zajmuje się transformacją cyfrową i infrastrukturą teleinformatyczną, jest certyfikowanym kierownikiem i koordynatorem projektów informatycznych w szkolnictwie wyższym i służbie zdrowia.