Wdrożenie systemu klasy EZD to złożone przedsięwzięcie, które znacząco wpływa na całą organizację, zwłaszcza w kontekście zmiany sposobu pracy. Niezbędne jest kompleksowe przygotowanie jednostki zarówno pod względem technicznym, jak i merytorycznym.
Obecnie z EZD RP korzysta produkcyjnie przeszło 820 jednostek, a kolejnych blisko 600 podmiotów jest w procesie wdrożenia. Dotychczas rozpoczęcie pracy w systemie potwierdziły m.in. Ministerstwo Przemysłu, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz liczne jednostki administracji rządowej, w tym kuratoria oświaty, komendy miejskie i powiatowe Państwowej Straży Pożarnej, wojewódzkie inspektoraty nadzoru budowlanego czy powiatowe stacje sanitarno-epidemiologiczne. System wdrożyły również konstytucyjne jednostki administracji państwowej, takie jak Najwyższa Izba Kontroli i Instytut Ekspertyz Sądowych im. prof. dra Jana Sehna w Krakowie, a także inne podmioty realizujące zadania publiczne. Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego oraz Państwowe Gospodarstwo Wodne Wody Polskie to aktualnie największe jednostki korzystające z EZD RP – działają w rozproszonej strukturze organizacyjnej, a w każdej z nich z systemu korzysta ponad 6 tys. pracowników.
Wśród podmiotów, które wdrożyły system, znajdują się również jednostki samorządu terytorialnego. Są to m.in. Urząd Marszałkowski Województwa Podlaskiego, Teatr Żydowski im. Estery Rachel i Idy Kamińskich – Centrum Kultury Jidysz, Starostwo Powiatowe w Łęcznej czy Powiatowy Zarząd Dróg w Nowym Targu. Liczba partnerów EZD RP rośnie z każdym miesiącem, a pełną, regularnie aktualizowaną listę partnerów można znaleźć w Portalu EZD RP pod adresem: itwa.pl/z6.
Rozwiązanie dla całej administracji
Szybki wzrost liczby partnerów EZD RP nie jest zaskoczeniem. NASK przygotował system tak, aby spełniał wszystkie potrzeby podmiotów publicznych w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją. EZD RP jest spójny i jednolity, a jego powszechne wdrożenie ma być fundamentem sprawnego państwa i zapewnić przejrzystość w działaniu administracji. EZD RP jest też bezpieczny – udostępnia dokumentację za pośrednictwem przeglądarki WWW przy zachowaniu rygorów wynikających z rodo i wewnętrznych polityk bezpieczeństwa informacji. Jednocześnie rozbudowany system uprawnień zapewnia, że pracownik otrzymuje wgląd wyłącznie do dokumentacji wynikającej ze specyfiki stanowiska pracy oraz swojego zakresu obowiązków.
Nie bez znaczenia jest też strona finansowa wdrożenia. EZD RP jest udostępniany bez opłat w ramach licencji freeware. Co istotne, został stworzony w taki sposób, aby podmioty publiczne nie musiały kupować dodatkowych licencji na oprogramowanie. Jeśli jednak dana instytucja zechce skorzystać z dodatkowych rozwiązań, np. bazodanowych, to jest taka możliwość.
System z chmury
EZD RP oferowany jest jako oprogramowanie do instalacji w infrastrukturze podmiotu (on-premise) lub jako usługa chmurowa. Dzięki temu drugiemu rozwiązaniu instytucje mogą korzystać z oprogramowania jako SaaS EZD RP bez konieczności inwestowania w serwery i oprogramowanie oraz bez potrzeby zatrudniania dodatkowych administratorów IT. – SaaS EZD RP gwarantuje dostęp do nowoczesnego środowiska pracy z nieprzerwanym dostępem do danych i niezbędnych narzędzi. Umożliwia łatwą współpracę zarówno między pracownikami w obrębie placówki, jak i między placówkami. Jednocześnie zapewnia zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa, które dotyczą elektronicznego zarządzania dokumentacją w urzędach państwowych – mówi dr Zdzisław Bujanowski, dyrektor Centrum Edukacji Artystycznej w Warszawie (dalej: CEA), które wraz ze wszystkimi podległymi podmiotami na początku 2024 r. wdrożyło EZD RP. Centrum jest odpowiedzialne za nadzór pedagogiczny nad 553 szkołami i placówkami. Dla 266 z nich pełni również funkcję organu prowadzącego. – Skorzystaliśmy z tego, że NASK jako Operator EZD zapewnia bezpłatnie aplikację dla podmiotów grupy rządowej, w tym również dla CEA oraz szkół i placówek artystycznych. Podczas wyboru usługi kluczowym elementem było wypracowanie rozwiązania, które pozwoli na zapewnienie uprzywilejowanego dostępu, poufności oraz bezpieczeństwa komunikacji w tunelu VPN – dodaje Zdzisław Bujanowski.
SaaS EZD RP dostarczać mogą firmy współpracujące z dostawcami infrastruktury chmurowej, którzy spełniają określone wymogi bezpieczeństwa. Mogą to być zarówno podmioty komercyjne świadczące usługi informatyczne, jak i podmioty zrzeszające instytucje zainteresowane budową wspólnej, współdzielonej usługi chmurowej. Jednocześnie np. duże samorządy gminne, w szczególności miasta na prawach powiatu, mogą być zainteresowane budowaniem własnej infrastruktury chmury prywatnej, aby udostępniać EZD RP jako usługę dla swoich jednostek organizacyjnych. Podobnie małe gminy mogą redukować koszty wdrożenia i utrzymania poprzez konsolidację infrastruktury w ramach związków i stowarzyszeń.
Warto dodać, że jednostki realizujące zadania publiczne, w tym jednostki samorządu terytorialnego, mogą przystąpić do wdrożenia EZD RP w formule kaskadowej. Na taki krok zdecydowała się m.in. Komenda Wojewódzka PSP w Kielcach, która przystąpiła do wdrożenia usługi SaaS EZD RP w modelu kaskadowym, przyjmując rolę Podmiotu Wiodącego dla komend powiatowych i komendy miejskiej PSP województwa świętokrzyskiego. – Dzięki takiej formule mogliśmy na bieżąco monitorować proces przygotowania komend powiatowych i komendy miejskiej PSP województwa świętokrzyskiego do wdrożenia EZD RP, zgodnie z założeniami zatwierdzonego harmonogramu – mówi bryg. Rafał Wójcik, zastępca naczelnika Wydziału Kadr, Organizacji i Nadzoru w Komendzie Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Kielcach, która nadzorowała wdrożenia EZD RP łącznie w 14 komendach.
Wdrożenie w infrastrukturze lokalnej podmiotu
Wykorzystanie SaaS EZD RP lub usługi chmurowej na infrastrukturze komercyjnej rozważano też w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Podlaskiego (dalej: UMWP) w Białymstoku. W 2023 r. okazało się to jednak niemożliwe z przyczyn formalnych. – Po gruntownej analizie przeprowadzonej przez zespół wdrożeniowy doszliśmy do wniosku, że najlepszym rozwiązaniem dla nas będzie model on-premise, czyli instalacja na własnej infrastrukturze. Decydujący wpływ miały argumenty dotyczące niezależności oraz wzmocnienia kompetencji naszego urzędu – mówi Agnieszka Aleksiejczuk, dyrektor Departamentu Społeczeństwa Informacyjnego w UMWP w Białymstoku, która podczas wdrożenia EZD RP pełniła funkcję głównego koordynatora.
Co oczywiste, jednostka, która wdraża system w modelu on-premise, musi zapewnić odpowiedni sprzęt, infrastrukturę oraz kadrę informatyczną. EZD RP bazuje na zaawansowanym środowisku linuksowym, co wymaga zaangażowania w proces wysokiej klasy specjalistów IT. Zarządzanie maszynami i administrowanie systemami operacyjnymi leży po stronie podmiotu, więc do instancji on-premise konieczne jest dysponowanie solidnym zapleczem informatycznym w jednostce. – Jako duża instytucja, dbająca o jakość swoich zasobów, byliśmy w stanie uruchomić EZD RP na własnej infrastrukturze, bez potrzeby dokupywania sprzętu. Niemniej jednak stale monitorujemy wydajność systemu i przyrost danych, aby móc szybko reagować na ewentualne potrzeby – tłumaczy Agnieszka Aleksiejczuk.
Szkolenia, czyli oswajanie się ze zmianą
Rozpoczęcie dokumentowania spraw w postaci elektronicznej jest dużym wyzwaniem organizacyjnym i merytorycznym dla każdego podmiotu. Często wymaga także uzupełnienia zasobów teleinformatycznych, co sprawia, że niektóre instytucje w pierwszej fazie uruchamiają system wyłącznie do rejestracji korespondencji i obsługi punktów kancelaryjnych. Tylko część z nich decyduje się na tym etapie na prowadzenie wybranych spraw w formie elektronicznej. W wielu przypadkach zaleca się wprowadzanie zmian krok po kroku i stopniowe wyznaczanie klas dokumentów do digitalizacji. Na takie podejście zdecydowali się m.in. świętokrzyscy strażacy. – Na początek wyznaczyliśmy trzy pozycje z jednolitego rzeczowego wykazu akt: współpracę z jednostkami organizacyjnymi PSP, współpracę z innymi instytucjami i podmiotami oraz współpracę wewnętrzną – mówi Rafał Wójcik.
Ostrożne podejście do istotnych kwestii jest zrozumiałe i naturalne, dlatego należy wspierać podmioty poprzez organizację szkoleń i warsztatów, które mają poszerzać wiedzę użytkowników na temat możliwości wykorzystania systemu oraz obowiązujących przepisów. – Pomoc ze strony pracowników NASK polegała głównie na zapewnieniu stałego wsparcia technicznego i merytorycznego dla Komendy Wojewódzkiej PSP w Kielcach oraz jednostek podległych w trakcie i po wdrożeniu EZD RP – dodaje Rafał Wójcik.
Bardzo aktywnie w organizację szkoleń dla pracowników zaangażowało się kierownictwo UMWP w Białymstoku. Szkolenia prowadzili trenerzy NASK, dzięki którym podczas 38 sesji przeszkolonych zostało ponad 550 pracowników urzędu. NASK organizował też warsztaty, na których omawiane były zagadnienia techniczne i merytoryczne. Następnie realizację szkoleń dla pracowników urzędu przejął Departament Społeczeństwa Informacyjnego w UMWP w Białymstoku i przeprowadził 28 stacjonarnych szkoleń grupowych, w których uczestniczyło łącznie 430 osób. Wszystkim pracownikom założono konta na instancji testowej systemu, tak by mogli samodzielnie odkrywać EZD RP. Oryginalnym pomysłem urzędu na oswojenie pracowników z nowym rozwiązaniem było uruchomienie cyklicznego wydarzenia pod nazwą „elektroniczne piątki”. – „Elektroniczne piątki” to inicjatywa pani sekretarz. Była to akcja aktywizująca pracowników merytorycznych, która przyniosła wspaniały efekt, wyrażający się w ich dużym zaangażowaniu w przygotowywanie zadań jeszcze przed uruchomieniem systemu produkcyjnego. Dzięki tej akcji pracownicy zdobyli nowe umiejętności i zaznajomili się z systemem. Przez kilka miesięcy w każdy piątek na portalu wewnętrznym urzędu pojawiało się przypomnienie o wydarzeniu wraz z odnośnikiem do wersji testowej systemu. Pracownicy odpowiedzialni za szkolenia przygotowywali na ten dzień zadania wraz z instrukcją, jak je wykonać – opowiada Agnieszka Aleksiejczuk.
Metodyczne podejście zespołu wdrożeniowego UMWP w Białymstoku pozwoliło na wdrożenie EZD RP w niespełna cztery miesiące. Należy wspomnieć, że dodatkowo zaimplementowane zostało środowisko testowe – w taki sposób, aby jak najdokładniej odzwierciedlało docelową instancję produkcyjną. Wymagało to pełnej konfiguracji struktury organizacyjnej, kont, uprawnień, rejestrów, cenników, książek nadawczych, etykiet, szablonów. Jak mówi Agnieszka Aleksiejczuk, w ten sposób udało się stworzyć „wersję beta” urzędu, na której można było prowadzić testy i ćwiczenia.
Solidny fundament
Ze względu na to, że wdrożenie systemu kancelaryjno-archiwalnego to dla jednostki duża zmiana, niektórzy mogą podchodzić do EZD RP z obawami. W uprzywilejowanej pozycji są podmioty, które mają już doświadczenie w pracy z systemem do elektronicznego zarządzania dokumentacją. Do tego grona należy Komenda Wojewódzka PSP w Kielcach, w której jako system wspomagający wykorzystywany był EZD PUW autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego w Białymstoku. – Doświadczenie zdobyte podczas użytkowania EZD PUW sprawiło, że podczas pracy z EZD RP ustalenie wewnętrznych procedur, stosowanie jednolitego wykazu akt czy korzystanie z podpisu elektronicznego nie były problemem – mówi Rafał Wójcik.
Również w warszawskiej siedzibie CEA od lat wykorzystywany był EZD PUW, lecz – jak wskazuje dyrektor tej instytucji – system ten zasadniczo różni się od usługi SaaS EZD RP, którą wdrożono w szkołach i placówkach artystycznych. – Wdrożenie EZD PUW, jako systemu instalowanego w infrastrukturze urzędu, wymagało znacznie większego zaangażowania działu IT. W przypadku EZD RP otrzymaliśmy gotowy produkt, czyli usługę chmurową dostępną z dowolnego miejsca. Jej wdrożenie wymaga jedynie konfiguracji administracyjnej, którą wykonuje sam podmiot, dostosowując funkcje do swoich potrzeb – mówi Zdzisław Bujanowski.
UMWP w Białymstoku wprowadził system do elektronicznego zarządzania dokumentacją jako system podstawowy już w roku 2017. – Pracownicy jednostki od lat znają zasady obiegu dokumentów elektronicznych, dzięki czemu prace wdrożeniowe związane z EZD RP miały silną bazę merytoryczną. Konieczne było oczywiście dopracowanie istniejących procedur, zmiana podejścia w niektórych z nich czy dopasowanie się do możliwości i wymagań nowego systemu. Jednak wiedzieliśmy już, z czym się mierzymy – wspomina Agnieszka Aleksiejczuk.
Podmioty, które wcześniej korzystały z systemów elektronicznego obiegu dokumentów, elektronicznego zarządzania dokumentacją lub narzędzi informatycznych do ewidencji korespondencji, z pewnością łatwiej przechodzą proces adaptacji – dzięki zdobytej wiedzy i sprawdzonym procedurom.
Realne korzyści
Wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją należy postrzegać jako zmianę funkcjonowania jednostki na wielu płaszczyznach: organizacyjnej, kancelaryjnej i informatycznej. Zmiany te wpływają na codzienną pracę pracowników, wymagając od nich zdobycia nowej wiedzy, umiejętności oraz przystosowania się do nowych nawyków.
– Wprowadzenie systemu klasy EZD umożliwiło ustandaryzowanie wielu procedur, a także usprawniło komunikację, skróciło czas załatwiania spraw i pozwoliło na cyfryzację wielu procesów kancelaryjnych. Wśród największych korzyści wskazałbym usprawnienie dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw oraz skrócenie czasu ich załatwiania. Istotna jest też możliwość realizowania w trybie online takich czynności kancelaryjnych, jak obsługa przesyłek, rozdzielanie i dekretowanie korespondencji, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji, kompletowanie akt sprawy czy archiwizacja dokumentacji – wylicza Zdzisław Bujanowski, podkreślając ogólne podniesienie standardów pracy kancelaryjnej w CEA. Skuteczne wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją przyspiesza realizację procesów administracyjnych, umożliwia szybkie przekazywanie, przetwarzanie i weryfikację dokumentów oraz wymianę informacji między różnymi instytucjami i organami administracyjnymi. Usprawnia też koordynację działań, a tym samym skraca czas potrzebny na obsługę wniosków i spraw.
Istotną korzyścią wynikającą z pracy w EZD RP jest również mniejsze zużycie zasobów, ponieważ system eliminuje potrzebę drukowania, kopiowania i przechowywania papierowych dokumentów. To przekłada się na oszczędność czasu oraz pieniędzy i wpisuje się w działania proekologiczne. Szczególną rolę w tym kontekście ma pełna integracja e-Doręczeń z EZD RP. – Jesteśmy przekonani, że wykorzystanie e-Doręczeń nie tylko usprawni komunikację z podległymi komendami, zapewniając szybsze – w porównaniu z tradycyjną pocztą – dostarczanie dokumentów, ale też zmniejszy koszty związane ze zużyciem papieru i innych materiałów biurowych – mówi Rafał Wójcik. W obliczu zmian, które przyniesie powszechne wprowadzanie doręczenia elektronicznego, równoważnego prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru, coraz więcej podmiotów, które do tej pory prowadziły akta w postaci papierowej, decyduje się na wdrożenie systemu klasy EZD. Taka decyzja to zrozumiały krok, ponieważ obsługa e-Doręczeń w systemie tradycyjnym będzie wiązała się z kompletowaniem akt w teczkach papierowych, a tym samym koniecznością wydruku korespondencji wpływającej i wychodzącej oraz dowodów nadania i doręczeń zarówno realizowanych w ramach usługi PUH (publiczna usługa hybrydowa), jak i PURDE (publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego).
W stronę nowoczesnego państwa
Jako dynamicznie rozwijające się państwo i społeczeństwo przyzwyczajamy się do coraz wyższych standardów obsługi. EZD RP odpowiada tym oczekiwaniom, ponieważ znacząco poprawia jakość realizacji spraw. Coraz więcej obywateli i przedsiębiorców składa wnioski, dokumenty i zapytania online, co prowadzi do powstawania tzw. naturalnych dokumentów elektronicznych. Takie dokumenty stają się powszechne, zwiększając zapotrzebowanie na cyfrowy back office w administracji.
Autor
Eryk Chilmon
Autor jest starszym specjalistą ds. systemów e-administracji i tworzenia treści w NASK.
